Guía con planilla · Actualizada el 11 de octubre de 2026
Planilla de stock: cómo llevar el control de inventario en Excel
Una planilla de control de stock lleva cuánto tenés de cada producto sin contarlo todos los días. Tiene dos partes: la lista de productos con su stock inicial y su stock mínimo, y el registro de movimientos, donde se anota cada entrada (una compra) y cada salida (ventas, mermas). El stock actual sale de una cuenta: stock inicial más entradas menos salidas. Cuando ese número llega al mínimo, la planilla avisa que hay que reponer. Sólo es confiable si cada movimiento se anota, y por eso hay que compararla con un conteo físico cada tanto.
Gratis. Te pedimos el mail una sola vez para bajarla. Abre en Excel, Google Sheets y LibreOffice.
Paso a paso
Cómo llevar el control de stock en 6 pasos
- 01
Listá los productos con un código
Un renglón por producto, con un código corto que no se repita. El código es lo que une la lista con los movimientos: si un día escribís «yerba 500» y otro «Yerba x 500g», la planilla ve dos productos.
- 02
Contá el stock inicial
Un conteo físico de todo, una vez. Es el punto de partida: si arrancás con números estimados, la planilla va a estar mal desde el primer día.
- 03
Definí el mínimo de cada producto
Lo que vendés en los días que tarda en llegar la reposición, más un margen. Un producto que vendés de a 3 por día y tarda 4 días en llegar necesita un mínimo de 12 o más.
- 04
Anotá cada entrada y cada salida
Cada compra que llega es una entrada. Las ventas se cargan como salida al cierre del día, por producto. Las roturas y los vencidos también son salidas, con su motivo.
- 05
Mirá el estado antes de comprar
La planilla marca cada producto como OK, Reponer o Sin stock. La lista de compras es todo lo que dice Reponer, no lo que te parece que falta al mirar la estantería.
- 06
Hacé un conteo físico y corregí
Una vez por mes, o por semana para lo que más rota. Si el conteo no coincide con la planilla, se carga un movimiento de ajuste con el motivo. La diferencia que se repite en un producto te está diciendo algo.
Ejemplo resuelto
Una semana de stock en una dietética.
Una dietética lleva ocho productos, entre fraccionados por kilo y envasados. En una semana registra catorce movimientos: ventas de cada día, dos compras al proveedor y una merma por una bolsa rota.
Es un ejemplo inventado para mostrar la cuenta: no es un cliente ni un caso real, y los precios no son de referencia.
| Producto | Stock inicial | Entradas | Salidas | Stock actual | Mínimo | Estado | Valor del stock |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Almendras | 12 | 0 | 8 | 4 | 5 | Reponer | $ 58.000 |
| Nueces peladas | 8 | 10 | 2 | 16 | 4 | OK | $ 268.800 |
| Avena arrollada | 25 | 0 | 8 | 17 | 10 | OK | $ 35.700 |
| Harina integral | 30 | 25 | 14 | 41 | 12 | OK | $ 53.300 |
| Yerba orgánica 500 g | 24 | 0 | 15 | 9 | 12 | Reponer | $ 35.100 |
| Miel 500 g | 18 | 0 | 4 | 14 | 6 | OK | $ 72.800 |
| Granola 400 g | 20 | 0 | 13 | 7 | 8 | Reponer | $ 28.700 |
| Aceite de coco 360 ml | 6 | 0 | 6 | 0 | 4 | Sin stock | $ 0 |
Lo sombreado es lo que cargás vos; el resto lo calcula la planilla.
- Productos para reponer
- 3
- Productos sin stock
- 1
- Valor del stock
- $ 552.400
Tres productos llegaron al mínimo y uno, el aceite de coco, se quedó sin stock: se vendieron las seis unidades y nadie lo vio venir, porque su mínimo era 4 y no se miró la planilla el día que bajó a 3. El dato sirve sólo si se mira antes de que falte. La última columna dice cuánta plata hay en la estantería: $ 552.400, de los cuales casi la mitad son nueces, que se compraron de más.
La planilla
Planilla de control de stock en Excel, con movimientos
Viene con el ejemplo de arriba cargado, para que veas cómo calcula. El .xlsx trae las fórmulas; el .csv trae sólo los datos de la hoja principal, separados por punto y coma.
Qué trae
- Hoja Productos: 40 productos con código, unidad, stock inicial, mínimo y costo unitario.
- Stock actual calculado con las entradas y salidas de la hoja Movimientos.
- Estado automático por producto: OK, Reponer o Sin stock.
- Valor del stock por producto y total, y 200 renglones de movimientos.
Cómo usarla
- En la hoja Productos, cargá cada producto con su código, stock inicial contado, mínimo y costo.
- En la hoja Movimientos, anotá cada entrada o salida con el código exacto del producto. En Tipo escribí Entrada o Salida.
- No escribas en las columnas Entradas, Salidas, Stock actual, Estado ni Valor: se calculan solas.
- Al empezar un mes nuevo, copiá el stock actual como stock inicial y vaciá los movimientos.
Errores comunes
Dónde se suele fallar.
Anotar las compras y no las ventas
Es lo más común: la planilla sólo sube. Si cargar cada venta es imposible, cargá el total vendido por producto al cierre del día.
No registrar mermas ni roturas
Lo que se rompe, se vence o se regala también sale. Si no se anota, la planilla dice que hay y la estantería dice que no.
No hacer nunca un conteo físico
Ninguna planilla coincide para siempre con la realidad. Sin un conteo cada tanto, los errores se acumulan y un día nadie le cree al número.
Que la complete más de una persona a la vez
Dos copias del archivo en dos computadoras son dos stocks distintos. Si la usan varios, tiene que ser un solo archivo compartido en línea.
El valor del stock de esta planilla usa el costo unitario que cargues: es un número de gestión. La valuación de inventarios para el balance o para impuestos tiene sus propias reglas: consultá a tu contador.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre planilla de control de stock.
¿Cómo se hace una planilla de control de stock en Excel?
Con dos hojas: una con la lista de productos (código, stock inicial, mínimo) y otra con los movimientos (fecha, código, entrada o salida, cantidad). El stock actual de cada producto se calcula con una fórmula que suma las entradas y resta las salidas de ese código.
¿Cómo se calcula el stock actual?
Stock actual = stock inicial + entradas − salidas. Las entradas son las compras y las devoluciones de clientes; las salidas son las ventas, las mermas y las devoluciones a proveedores.
¿Qué es el stock mínimo y cómo se define?
Es la cantidad por debajo de la cual hay que reponer para no quedarse sin producto. Se calcula como la venta diaria promedio por los días que tarda el proveedor en entregar, más un margen de seguridad.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario?
Un conteo completo al menos una vez por mes y conteos parciales por semana de los productos que más rotan o más valen. Lo importante es que sea periódico y que las diferencias se corrijan con un ajuste.
¿Hasta cuántos productos sirve una planilla?
Funciona bien hasta unas pocas decenas de productos y una sola persona cargando. Con cientos de productos, varias personas vendiendo o ventas todo el día, cargar cada salida a mano deja de ser posible.
¿Sirve para insumos de una cocina?
Sí, cargando cada insumo como un producto con su unidad (kg, litros, unidades). Lo que no hace es descontar los ingredientes de una receta cuando vendés un plato: eso hay que cargarlo a mano como salidas.
Cuando la planilla te queda chica
Cuando cargar cada venta en la planilla ya es un trabajo aparte.
El límite de la planilla es que alguien tiene que anotar cada salida. En la app de AIKen el stock de un producto baja solo cuando se vende, porque la venta se hace en el mismo sistema. Para quien produce, lleva además los insumos con su mínimo y sus recetas, avisa lo que está bajo el mínimo en la pantalla de inicio y por mail, y arma la lista de compras sugerida.
- El sistema
- Control de stock: Sabés qué tenés, qué está por faltar y qué hay que comprar, sin contar a ojo
- Estado
- Disponible hoy en la app de AIKen
- Lo que no hace
- No tiene una función de inventario o conteo físico (se corrige editando la cantidad), no lleva vencimientos ni lotes, no registra mermas y no importa el stock desde Excel.
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