Guía con planilla · Actualizada el 11 de octubre de 2026
Planilla de gastos para tu negocio: cómo llevar el control mes a mes
Una planilla de gastos es el registro de todo lo que paga tu negocio para funcionar: alquiler, sueldos, servicios, impuestos, arreglos y comisiones. Se lleva anotando un renglón por gasto con su fecha, categoría, monto, si es fijo o variable y si ya está pagado. Con eso, al cierre del mes sabés cuánto se fue, en qué, cuánto falta pagar y qué parte de tus ventas se llevan los gastos. La mercadería que comprás para vender no va en esta planilla: es costo, y se controla con el stock.
Gratis. Te pedimos el mail una sola vez para bajarla. Abre en Excel, Google Sheets y LibreOffice.
Paso a paso
Cómo llevar los gastos de tu negocio en 5 pasos
- 01
Definí pocas categorías y no las cambies
Alquiler, sueldos, servicios, impuestos, comisiones, mantenimiento y otros alcanza para empezar. Con veinte categorías nadie carga bien; con siete, a fin de mes se ve claro dónde se fue la plata.
- 02
Anotá cada gasto el día que lo conocés
Fecha, categoría, concepto y monto. No esperes a pagarlo: una factura de luz que vence el 28 ya es un gasto del mes aunque todavía no haya salido la plata.
- 03
Marcá si es fijo o variable
Fijo es lo que pagás vendas o no (alquiler, sueldos, internet). Variable es lo que sube y baja con la actividad (comisiones de cobro, packaging, fletes). La suma de los fijos es el piso que tu negocio tiene que cubrir todos los meses.
- 04
Marcá si ya está pagado
La columna «¿Pagado?» separa lo que ya salió de lo que todavía debés. Es la diferencia entre «gasté 1,6 millones» y «gasté 1,6 millones y me faltan pagar 89 mil antes de fin de mes».
- 05
Mirá el resumen contra las ventas
Dividí el total de gastos por las ventas del mes. Ese porcentaje, seguido mes a mes, te avisa antes que el saldo del banco cuando los gastos crecen más rápido que lo que vendés.
Ejemplo resuelto
Los gastos de octubre de una dietética.
Una dietética con una empleada de media jornada anota diez gastos en el mes: alquiler, sueldo, tres servicios, monotributo, el arreglo de la heladera, las comisiones de cobro, bolsas y etiquetas, y los honorarios del contador. Vendió $ 5.400.000.
Es un ejemplo inventado para mostrar la cuenta: no es un cliente ni un caso real, y los precios no son de referencia.
| Gastos del mes | $ 1.656.000 | |
| Pagado | $ 1.567.000 | |
| Falta pagar | $ 89.000 | |
| Gastos fijos | $ 1.453.000 | |
| Gastos variables | $ 203.000 | |
| Ventas del mes | $ 5.400.000 | |
| Gastos sobre ventas | 30,7 % | |
| Por categoría | Monto | % del total |
|---|---|---|
| Alquiler | $ 650.000 | 39,3 % |
| Sueldos | $ 520.000 | 31,4 % |
| Servicios | $ 151.000 | 9,1 % |
| Impuestos | $ 72.000 | 4,3 % |
| Comisiones | $ 61.000 | 3,7 % |
| Mantenimiento | $ 95.000 | 5,7 % |
| Packaging | $ 47.000 | 2,8 % |
| Contador | $ 60.000 | 3,6 % |
| Otros | $ 0 | 0,0 % |
| Total por categoría | $ 1.656.000 |
Lo sombreado es lo que cargás vos; el resto lo calcula la planilla.
- Gastos del mes
- $ 1.656.000
- Falta pagar
- $ 89.000
- Gastos fijos
- $ 1.453.000
- Gastos sobre ventas
- 30,7 %
Casi nueve de cada diez pesos de gasto son fijos: aunque el mes venga flojo, ese piso hay que cubrirlo igual. Alquiler y sueldo explican el 70 % del total, así que discutir el gasto de librería no mueve nada. Y los gastos se llevan el 30,7 % de las ventas: lo que queda tiene que alcanzar para pagar la mercadería y dejar ganancia.
La planilla
Planilla de gastos en Excel, con resumen automático
Viene con el ejemplo de arriba cargado, para que veas cómo calcula. El .xlsx trae las fórmulas; el .csv trae sólo los datos de la hoja principal, separados por punto y coma.
Qué trae
- Hoja Gastos: 60 renglones con fecha, categoría, concepto, tipo, medio de pago, monto y si está pagado.
- Hoja Resumen: total del mes, pagado, falta pagar, fijos, variables y el total por categoría con su porcentaje.
- El porcentaje de gastos sobre ventas, cargando un solo número: las ventas del mes.
- El ejemplo de la dietética cargado.
Cómo usarla
- En la hoja Gastos, borrá los renglones de ejemplo y cargá los tuyos. Usá siempre las mismas categorías, escritas igual.
- En Tipo escribí Fijo o Variable, y en ¿Pagado? escribí Sí o No: el resumen suma por esas palabras.
- En la hoja Resumen, cargá las ventas del mes en la celda amarilla.
- Guardá una copia del archivo por mes para poder comparar.
Errores comunes
Dónde se suele fallar.
Mezclar la mercadería con los gastos
La compra a proveedores es costo de lo que vendés, no un gasto de funcionamiento. Si la sumás acá, el total se dispara los meses que te stockeás y no podés comparar un mes con otro.
Anotar los retiros del dueño como gasto
Lo que te llevás para vivir no es un gasto del negocio. Anotalo aparte: si lo mezclás, parece que el negocio gasta más de lo que gasta y no ves cuánto deja de verdad.
Cargar sólo lo que se pagó en efectivo
Los débitos automáticos, las comisiones que descuentan las plataformas de cobro y lo que sale por transferencia también son gastos. Son los que más se olvidan porque nadie los ve salir.
Ponerse al día una vez por mes
A fin de mes ya no te acordás qué era ese ticket. Cinco minutos por semana alcanzan y los números salen bien.
La clasificación contable e impositiva de cada gasto depende de tu actividad y de tu condición ante ARCA. Esta guía es orientativa: para lo impositivo, consultá a tu contador.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre planilla de gastos.
¿Qué gastos van en la planilla de un negocio?
Todo lo que el negocio paga para funcionar: alquiler, sueldos y cargas, servicios, impuestos y tasas, honorarios, comisiones de cobro, mantenimiento, packaging, publicidad y fletes. No van la mercadería que comprás para revender ni lo que retira el dueño.
¿Cuál es la diferencia entre gastos fijos y variables?
Los gastos fijos se pagan igual vendas mucho o poco: alquiler, sueldos, internet, monotributo. Los variables suben y bajan con la actividad: comisiones por cobrar con tarjeta o QR, envases, fletes. Separarlos sirve para saber cuánto necesitás vender como mínimo cada mes.
¿Cómo hago una planilla de ingresos y egresos?
Con dos listas: una de lo que entra (ventas por día o por medio de pago) y otra de lo que sale, con fecha, concepto y monto, y al final la diferencia. Esta planilla resuelve la parte de egresos por gasto; si lo que necesitás es ver semana a semana si te va a alcanzar la plata, la guía de flujo de caja trae las dos partes juntas.
¿Qué porcentaje de las ventas deberían ser los gastos?
No hay un número que sirva para todos: depende del margen del rubro. Lo útil es seguir tu propio porcentaje mes a mes. Si sube sin que hayan subido las ventas, algo cambió y conviene mirarlo categoría por categoría.
¿Sirve para gastos personales?
Está pensada para un negocio: separa fijos de variables y compara contra las ventas. Para la economía de una casa se puede usar igual cambiando las categorías, pero no mezcles en el mismo archivo los gastos del negocio con los personales.
Cuando la planilla te queda chica
Cuando cargar los fijos todos los meses ya te cansó.
La planilla funciona mientras alguien se acuerde de completarla. Lo que más cuesta sostener es lo repetido: los mismos gastos fijos cada mes, los pagos parciales y saber qué vence esta semana. El módulo de gastos de AIKen guarda los gastos fijos una vez y cada mes te muestra cuáles faltan cargar, lleva lo pagado y lo que falta pagar, separa los retiros del dueño y alimenta el informe de resultado con las ventas que ya están en el sistema.
- Estado
- Disponible hoy en la app de AIKen
- Lo que no hace
- No exporta a Excel, no adjunta la foto del comprobante y el aviso de fijos sin cargar aparece dentro de la pantalla: no llega una notificación.
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