Guía con planilla · Actualizada el 11 de octubre de 2026
Caja chica: qué es, cómo manejarla y planilla para llevarla
La caja chica es una suma de efectivo que un negocio separa para pagar gastos menores del día a día: artículos de limpieza, un cadete, una lamparita, el café. Funciona con un fondo fijo: se define un monto, se entrega a un responsable, cada gasto se anota con su comprobante y, cuando el efectivo baja, se repone exactamente lo gastado para volver al monto inicial. En cualquier momento, el efectivo que queda más los comprobantes tiene que sumar el fondo. No es la caja de ventas: por ahí no entra la plata de los clientes.
Gratis. Te pedimos el mail una sola vez para bajarla. Abre en Excel, Google Sheets y LibreOffice.
Paso a paso
Cómo manejar una caja chica en 6 pasos
- 01
Fijá el monto del fondo
Lo que gastás en menudencias en dos o tres semanas. Muy chico, y hay que reponer todos los días; muy grande, y es plata parada que tienta.
- 02
Nombrá un solo responsable
Una persona tiene la caja y responde por ella. Si tres personas sacan plata, cuando falte nadie va a saber cuándo ni quién.
- 03
Poné un tope por gasto
Lo que supere el tope no se paga por caja chica: va por el circuito normal de pagos. Sin tope, la caja chica termina pagando la factura de un proveedor.
- 04
Anotá cada gasto con su comprobante
Fecha, concepto, monto y quién gastó, con el ticket guardado. Si no hay ticket, un vale firmado. Gasto sin papel es un faltante que todavía no apareció.
- 05
Hacé el arqueo antes de reponer
Contá el efectivo y comparalo con el fondo menos lo gastado. La diferencia, si la hay, se anota y se explica en el momento.
- 06
Reponé lo gastado, no un número redondo
La reposición es por el total de los comprobantes: así el fondo vuelve siempre al mismo monto y el control del período siguiente arranca limpio.
Ejemplo resuelto
Un mes de caja chica, con el arqueo.
Un local tiene un fondo fijo de $ 150.000 y un tope de $ 40.000 por gasto. En octubre paga siete gastos menores. Al contar la caja hay $ 45.500.
Es un ejemplo inventado para mostrar la cuenta: no es un cliente ni un caso real, y los precios no son de referencia.
| Arqueo de la caja chica | Monto |
|---|---|
| Fondo fijo | $ 150.000 |
| Gastado en el período | $ 104.000 |
| Efectivo que debería haber | $ 46.000 |
| Efectivo contado | $ 45.500 |
| Diferencia (negativa = faltante) | −$ 500 |
| A reponer para volver al fondo fijo | $ 104.500 |
| Por categoría | Monto |
| Limpieza | $ 18.500 |
| Traslados | $ 15.400 |
| Librería | $ 12.300 |
| Mantenimiento | $ 43.600 |
| Refrigerio | $ 14.200 |
| Otros | $ 0 |
Lo sombreado es lo que cargás vos; el resto lo calcula la planilla.
- Gastado en el período
- $ 104.000
- Efectivo que debería haber
- $ 46.000
- Diferencia
- −$ 500
- A reponer
- $ 104.500
Del fondo de $ 150.000 se gastaron $ 104.000, así que tendría que haber $ 46.000; hay $ 45.500. Faltan $ 500: se anota y se busca el gasto sin comprobante. Para volver al fondo hay que poner $ 104.500, lo gastado más el faltante. Y más del 40 % de lo gastado fue mantenimiento: si el cerrajero y las lamparitas se repiten, eso ya no es caja chica, es un gasto para presupuestar.
La planilla
Planilla de caja chica con fondo fijo, en Excel
Viene con el ejemplo de arriba cargado, para que veas cómo calcula. El .xlsx trae las fórmulas; el .csv trae sólo los datos de la hoja principal, separados por punto y coma.
Qué trae
- 30 renglones de gastos con fecha, número de comprobante, concepto, categoría, quién gastó y monto.
- Aviso automático cuando un gasto supera el tope.
- Arqueo calculado: gastado, efectivo que debería haber, diferencia y monto a reponer.
- Total por categoría y el mes de ejemplo cargado.
Cómo usarla
- Cargá el fondo fijo, el tope por gasto, el responsable y el período.
- Anotá cada gasto el mismo día y numerá el comprobante con el mismo número.
- Antes de reponer, contá el efectivo y cargalo en «Efectivo contado».
- Reponé el monto de «A reponer», archivá los comprobantes y empezá una copia nueva de la planilla.
Errores comunes
Dónde se suele fallar.
Mezclarla con la caja de ventas
Si los gastos menores se pagan sacando billetes del cajón de las ventas, el arqueo de la caja principal nunca cierra. Son dos cajas distintas con dos controles distintos.
Pagar sin comprobante
«Después te traigo el ticket» es el origen de casi todos los faltantes. Sin papel, se firma un vale en el momento.
Usarla para adelantos al personal
Un adelanto de sueldo no es un gasto menor: se descuenta después y necesita su propio registro. En la caja chica queda como un agujero.
Reponer «más o menos»
Si se reponen $ 100.000 redondos cuando se gastaron $ 104.000, el fondo ya no es fijo y el próximo arqueo no tiene contra qué compararse.
El tratamiento contable e impositivo de estos gastos (qué comprobantes sirven y cómo se registran) depende de tu condición ante ARCA. Es orientativo: consultalo con tu contador.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre caja chica.
¿Qué es la caja chica?
Es un fondo de efectivo de monto limitado que un negocio destina a pagar gastos menores y urgentes, para no tener que emitir una transferencia o pedir una autorización por cada compra chica.
¿Cuál es la diferencia entre caja chica y fondo fijo?
La caja chica es el dinero y su uso; el fondo fijo es la forma de administrarla: un monto que no cambia, que se repone por lo gastado. En la práctica muchos negocios usan las dos expresiones para lo mismo.
¿Cuánta plata tiene que tener una caja chica?
Lo suficiente para dos o tres semanas de gastos menores. Para definirlo, sumá lo que gastaste en esas cosas el último mes y usá la mitad o dos tercios como fondo.
¿Cómo se hace el arqueo de la caja chica?
Se cuenta el efectivo y se le suman los comprobantes de los gastos: el total tiene que dar el fondo fijo. Si da menos hay un faltante; si da más, un sobrante. Las dos diferencias se anotan y se explican.
¿Cada cuánto se repone?
Cuando el efectivo baja de un mínimo que definas (por ejemplo, un tercio del fondo) o al cierre de cada mes, lo que pase primero.
¿Qué gastos no van por caja chica?
Mercadería, sueldos y adelantos, servicios, impuestos y cualquier gasto que supere el tope. Todo eso tiene su propio circuito de pago.
Cuando la planilla te queda chica
Cuando los gastos chicos se pierden entre las ventas del día.
La caja chica separa los gastos menores de las ventas. Si en tu negocio salen del mismo cajón, lo que necesitás es que cada egreso quede anotado en el momento. La caja de la app de AIKen muestra los ingresos, los egresos y el balance de hoy: las ventas entran solas y cada gasto se carga como un egreso con su categoría, descripción, monto y medio de pago.
- Estado
- Disponible hoy en la app de AIKen
- Lo que no hace
- No maneja un fondo fijo ni hace arqueo: no tiene apertura, conteo de billetes ni cierre con diferencia. Muestra sólo el día de hoy, y un egreso cargado no se edita ni se anula.
- 14 días gratis
- Sin tarjeta
- La planilla es tuya igual
Seguir leyendo
Otras guías que van con esta.
- Planilla de caja diariaLa caja de ventas del día, con el arqueo del efectivo. Guía con planilla
- Arqueo de caja: qué es y cómo hacerlo paso a pasoEl arqueo de la caja de ventas, con la fórmula del efectivo esperado y qué hacer con un faltante. Artículo
- Planilla de gastosEl total de la caja chica es una línea más de los gastos del mes. Guía con planilla
- Modelo de presupuestoModelo de presupuesto para un cliente, listo para completar: qué datos lleva, cómo calcular descuento, IVA, seña y saldo, un ejemplo en pesos y la planilla gratis en Excel. Guía con planilla
- Flujo de cajaQué es el flujo de caja (cash flow), cómo calcularlo semana por semana y por qué un negocio que gana puede quedarse sin plata. Ejemplo en pesos y planilla de Excel gratis. Guía con planilla
- Planilla de asistenciaPlanilla de asistencia mensual para el personal de un comercio: presentes, tardanzas, ausencias y licencias contados solos. Con ejemplo y Excel gratis para descargar. Guía con planilla